Sascha Pfeiffer 
每個組織，不論規模或行業，都依賴合同來進行業務。然而，令人驚訝的是，合同管理仍然是最容易被忽視和出錯的業務流程之一。這些錯誤不僅會造成行政上的頭痛，還可能導致錯失收入機會、合規違規、關係受損以及重大財務損失。
根據我們與數百個組織合作改善其合同管理實踐的經驗，我們識別出公司最常見且最昂貴的五個錯誤。更重要的是，我們將告訴您如何精確地避免它們。
錯誤 #1：將合同管理視為文件歸檔問題
錯誤的行動
許多組織認為他們已經通過將簽署的合同存儲在共享驅動器、雲存儲文件夾或文件管理系統中來“解決”合同管理問題。這種想法是：“只要我們能在需要時找到合同就好。”
這種方法將合同視為靜態文件，歸檔後即被遺忘，而不是作為管理持續關係和義務的活躍業務工具。
為什麼這很昂貴
當合同僅僅被歸檔時，您將失去對以下內容的可見性：
- 關鍵截止日期： 續約日期、終止窗口、價格上漲通知、合規報告截止日期
- 義務和承諾： 您的組織承諾交付的內容以及您有權獲得的內容
- 財務條款： 付款計劃、費率卡、批量折扣、罰款條款
- 績效要求： SLA、KPI、需要跟蹤的交付里程碑
- 風險暴露： 責任上限、賠償條款、保險要求
現實世界的後果：一家中型技術公司發現他們自動續簽了一份50萬美元的供應商合同，價格上漲了15%，因為沒有人跟蹤60天的終止通知要求。他們錯過了三週的窗口期。
解決方案
實施積極的合同生命周期管理，而不是被動的文件存儲。
- 提取關鍵合同數據： 不僅僅是存儲PDF，還要以結構化、可搜索的格式捕獲關鍵元數據、日期、義務和財務條款
- 設置自動提醒： 配置主動通知以提醒續約、終止窗口和即將到來的義務
- 分配所有權： 每份合同應有明確的業務負責人負責管理績效和義務
- 創建儀表板： 提供合同組合健康狀況、即將到來的續約和合規狀態的可見性
- 鏈接相關文件： 將合同與支持文件、修正案、通信和績效記錄連接起來
現代CLM系統使這種系統化管理成為可能，而不需要大量的合同管理員。目標是將合同從需要存儲的文件轉變為可以利用的商業情報。
錯誤 #2：每份合同都從頭談判
錯誤的行動
沒有標準化模板和批准指南，每次合同談判都成為一個獨特的練習。法律團隊花費數小時起草合同和評估對方提案，即使是常規的低風險協議。
為什麼這很昂貴
這種方法會產生多個問題：
週期時間慢： 銷售需要等待數週才能讓法律起草或審核標準協議，導致客戶沮喪和錯失收入目標。
條款不一致： 與類似對方的不同合同包含不同的條款，造成混亂和操作複雜性。
不必要的法律參與： 高度訓練的法律專業人士花時間在常規合同上，而不是高價值的戰略交易。
知識被困在人員中： 當談判合同的人離開時，他們的理由和可接受的界限也隨之消失。
更高的風險暴露： 沒有一致應用的標準保護，某些合同可能缺乏足夠的風險緩解。
現實世界的後果：一家專業服務公司發現其平均銷售合同週期時間為23天。實施模板和手冊後，他們將其減少到6天，速度提高了近4倍，同時實際上提高了法律保護。
解決方案
建立一個模板和手冊系統，授權業務團隊同時保持適當的控制。
- 創建分層模板： 為常見場景（客戶協議、供應商合同、NDA、僱用協議）開發標準模板，根據交易特徵設置不同的複雜性級別
- 包含批准的替代方案： 在模板中構建可選條款和批准的替代語言，用於常見的談判點
- 開發談判手冊： 記錄哪些條款可以由業務團隊接受，哪些需要法律升級，並提供可接受範圍的明確指南
- 為簡單合同啟用自助服務： 允許團隊生成和執行低風險、標準合同，而不會受到法律瓶頸的影響
- 跟蹤偏差： 監控合同偏離模板的時間和原因，以不斷改進標準
關鍵是找到正確的平衡：模板提供一致性和速度，而手冊和升級路徑確保在獨特情況下的適當靈活性和風險管理。
錯誤 #3：未能跟蹤合同義務
錯誤的行動
合同簽署後，其中包含的義務很少被系統地跟蹤。關鍵承諾被埋在合同文本中，非正式地（如果有的話）跟蹤，在日常業務的忙碌中容易被遺忘。
為什麼這很昂貴
這在多個方面造成嚴重後果：
未履行義務： 未能交付公司承諾的內容，損害客戶關係，並可能違反合同條款。
未索取應得的權利： 未執行對方承諾提供的內容——無論是SLA抵扣、保險證書、審計權還是優惠價格。
合規違規： 錯過監管報告要求、行業認證或合同審計義務。
隱藏的財務影響： 忽視價格上漲條款、批量折扣門檻或回扣機會。
聲譽損害： 持續未能履行合同承諾會損害組織的聲譽和未來交易中的談判地位。
現實世界的後果：一家醫療保健組織在審計中發現，他們未能從供應商那裡獲得所需的保險證書，將其暴露於重大責任中。在其1,200多份需要證書的供應商合同中，只有23%是當前且在檔的。
解決方案
將系統化的義務管理作為合同流程的核心組成部分。
- 在合同中提取義務： 在創建合同時，識別並以結構化格式記錄關鍵義務、截止日期和可交付成果
- 分配明確的所有權： 每項義務應有具體的人或團隊負責履行或監控
- 設置主動提醒： 自動提醒應提前發送給負責方
- 創建跟蹤工作流程： 建立確認義務完成的流程，並附有支持文件
- 建立升級程序： 當義務面臨風險或未履行時，應有明確的升級和補救程序
- 監控和報告： 定期報告顯示合同組合中的義務履行情況
許多現代CLM系統現在包括AI驅動的義務提取功能，可以自動識別關鍵承諾和截止日期。這大大減少了所需的手動工作，同時提高了準確性。
目標不是完美，而是可見性。您需要知道有哪些承諾，誰負責，以及它們是否得到履行。這使您能夠在問題成為違約或錯失機會之前主動管理問題。
錯誤 #4：忽視合同績效和關係
錯誤的行動
大多數組織沒有系統的方法來評估合同是否提供預期的價值或業務關係是否健康。合同績效是零星跟蹤的，或者根本沒有跟蹤，直到出現嚴重問題。
為什麼這很昂貴
沒有績效可見性，您無法：
識別表現不佳的關係： 供應商未達到SLA，客戶未達到承諾的數量，合作夥伴未提供預期的價值。
做出明智的續約決定： 當續約時間到來時，您根據不完整的信息而不是客觀的績效數據做出決定。
學習和改進： 沒有跟蹤什麼有效，什麼無效，每次合同談判都從零開始，而不是建立在過去的經驗之上。
發現早期預警信號： 績效下降通常預示著可以在變得嚴重之前解決的關係或操作問題。
展示和捕捉價值： 無法證明來自供應商關係的投資回報率或量化您的組織為客戶提供的價值。
現實世界的後果：一家製造公司每年續簽一份物流合同，價格逐年上漲。當他們最終分析績效數據時，他們發現供應商的SLA達成率不到60%，導致延誤和罰款造成重大損失。他們本應在多年之前重新談判或更換供應商。
解決方案
將績效監控納入您的合同生命周期管理流程。
- 定義成功指標： 為每種主要合同類型建立對您的業務重要的明確KPI（成本節約、質量指標、交付時間、正常運行時間等）
- 與操作系統集成： 將合同條款和承諾連接到跟蹤實際績效的系統（票務系統、採購平台、項目管理工具等）
- 安排定期業務審查： 對於重要合同，與雙方利益相關者進行正式的季度或年度審查
- 記錄績效問題： 創建一個結構化的流程來記錄和跟蹤合同相關問題及其解決方案
- 在續約中使用績效數據： 在重新談判或續簽合同时，利用歷史績效數據來獲得更好的條款
- 創建績效儀表板： 提供合同組合績效在供應商、合同類型或業務單位之間的可見性
這並不意味著跟蹤每份合同上的所有內容。將您的績效監控工作集中在高價值關係上，數據驅動的管理可以帶來有意義的改進。
從系統化績效跟蹤中獲得的洞察不僅幫助您更好地管理個別關係，還建立了關於哪些合同條款和關係結構能夠驅動最佳結果的組織智慧。
錯誤 #5：無法擴展的手動流程
錯誤的行動
許多組織使用手動流程管理合同——用電子表格跟蹤續約，用電子郵件鏈進行批准，用共享文件夾存儲，用Word文檔進行審核。只要合同數量較少，這種方式勉強可行（雖然效率低下）。
但隨著組織的成長，這些手動流程完全崩潰。對於每年50份合同有效的方法對於500或5,000份合同無效。
為什麼這很昂貴
手動合同流程創造了多個擴展問題：
瓶頸： 關鍵個體不堪重負，造成全組織的延誤。
錯誤和疏忽： 隨著複雜性的增加，錯誤的可能性——錯過截止日期、丟失文件、數據不正確——呈指數增長。
沒有單一的真相來源： 合同信息分散在電子郵件、電子表格和共享驅動器中，無法獲得統一的視圖。
無法分析： 無法回答組合層級的問題，例如“我們與這個供應商的總支出是多少？”或“有多少合同包含這一條款？”
合規風險： 手動流程使得在審計期間極難證明合規性或內部政策。
資源限制： 組織無法以足夠快的速度招聘以應對使用手動流程的增長合同數量。
現實世界的後果：一家快速增長的SaaS公司在18個月內從200份客戶合同增長到2,000份。他們的合同管理“系統”（電子表格和共享文件夾）完全崩潰。他們無法回答有關其合同組合的基本問題，錯過了許多續約，他們的法律團隊將80%的時間花在合同管理上，而不是戰略工作。
解決方案
在您遇到擴展瓶頸之前，投資於適當的CLM技術和自動化工作流程。
大多數組織在危機中才實施真正的CLM解決方案。更好的方法是識別您的合同數量即將超過手動流程容量的拐點，並主動實施技術以支持增長。
優先考慮自動化機會：
- 工作流程自動化： 批准路由、通知、提醒、升級
- 模板和條款管理： 為標準場景啟用自助合同生成
- 數據提取： AI驅動的合同關鍵條款和義務提取
- 集成： 將CLM系統與CRM、ERP、電子簽名和其他業務平台連接
- 報告和分析： 自動化儀表板和合同組合指標報告
謹慎實施：
不要試圖一次性自動化所有內容。從您的最高量或最高痛點合同類型開始，證明價值，然後擴展。尋找能夠展示投資回報並為更廣泛的CLM採用建立組織支持的快速勝利。
記住： 技術使轉型成為可能，但不能替代良好的流程設計。在自動化之前花時間優化您的工作流程。自動化一個糟糕的流程只會讓您擁有一個快速的糟糕流程。
共同線索：主動與被動合同管理
這五個錯誤都有一個共同的根本原因：將合同管理視為一個被動的行政功能，而不是一個主動的戰略能力。
在合同管理方面表現出色的組織：
- 提前計劃，而不是在最後一刻手忙腳亂
- 系統化，而不是將每份合同視為一次性處理
- 跟蹤和監控，而不是寄希望於最好的結果
- 學習和改進，而不是重複相同的錯誤
- 利用技術，使人們能夠專注於高價值工作
好消息是？您不需要一次性修復所有問題。選擇您最大的痛點，實施上述解決方案，並通過漸進改進建立動力。
採取行動
這是一個簡單的框架來評估您的組織所處的位置以及需要優先考慮什麼：
步驟1：自我評估
- 您犯了這五個錯誤中的哪一個？
- 哪一個現在造成了最大的痛苦或風險？
- 在這方面的改進會為您的業務解鎖什麼？
步驟2：快速勝利
- 您可以在接下來的30天內實施的改進是什麼？
- 這可能是創建您的第一個合同模板，在日曆中設置續約提醒，或記錄您當前的批准流程
步驟3：戰略計劃
- 對於您的組織來說，世界級的合同管理是什麼樣的？
- 您需要哪些能力才能達到那裡？
- 您未來6-12個月的路線圖是什麼？
步驟4：技術評估
- 在什麼時候您的合同數量或複雜性需要專門的CLM技術？
- 如果您已經到了那個點，哪些能力對您的用例最重要？
結論
合同管理錯誤很常見，因為合同涉及組織的許多部分，需要跨團隊協調。但這些錯誤也可以通過正確的流程、技術和持續改進的承諾來避免。
將合同管理視為戰略能力而不是行政負擔的組織獲得了顯著的競爭優勢。他們更快地完成交易，降低風險，維持更好的業務關係，並將其合同組合轉變為商業情報的來源，而不僅僅是簽署文件的集合。
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