5가지 흔한 계약 관리 실수와 이를 피하는 방법

규모나 산업에 관계없이 모든 조직은 비즈니스를 수행하기 위해 계약에 의존합니다. 그러나 놀랍게도 계약 관리는 가장 간과되고 오류가 발생하기 쉬운 비즈니스 프로세스 중 하나로 남아 있습니다. 이러한 실수는 단순히 관리상의 골칫거리를 만들어내는 것이 아니라 수익 기회 상실, 규정 위반, 관계 손상 및 상당한 재정적 손실을 초래할 수 있습니다.

수백 개의 조직과 협력하여 계약 관리 관행을 개선한 경험을 바탕으로, 우리는 기업이 저지르는 가장 흔하고 가장 비용이 많이 드는 다섯 가지 실수를 파악했습니다. 더 중요한 것은 이를 정확히 피하는 방법을 보여드리겠습니다.

실수 #1: 계약 관리를 파일링 문제로 취급하기

실제 실수

많은 조직은 서명된 계약을 공유 드라이브, 클라우드 스토리지 폴더 또는 문서 관리 시스템에 저장함으로써 계약 관리를 “해결”했다고 믿습니다. 생각은 다음과 같습니다: “필요할 때 계약을 찾을 수 있는 한 괜찮습니다.”

이 접근 방식은 진행 중인 관계와 의무를 관리하는 능동적인 비즈니스 도구가 아닌 파일하고 잊어버려야 할 정적인 문서로 계약을 취급합니다.

비용이 많이 드는 이유

계약이 단순히 파일되면 다음에 대한 가시성을 잃게 됩니다:

• 중요한 마감일: 갱신 날짜, 종료 기간, 가격 인상 통지, 규정 준수 보고 마감일
• 의무 및 약속: 조직이 제공하기로 약속한 것과 받을 자격이 있는 것
• 재무 조건: 지불 일정, 요율표, 볼륨 할인, 패널티 조항
• 성과 요구 사항: 추적이 필요한 SLA, KPI, 배송 마일스톤
• 위험 노출: 책임 한도, 배상 조건, 보험 요구 사항

실제 사례: 한 중견 기술 회사는 60일 종료 통지 요구 사항을 아무도 추적하지 않았기 때문에 50만 달러의 공급업체 계약을 15% 가격 인상으로 자동 갱신했다는 것을 발견했습니다. 그들은 3주 만에 그 기간을 놓쳤습니다.

해결책

수동적인 문서 저장이 아닌 능동적인 계약 수명주기 관리를 구현하십시오.

• 주요 계약 데이터 추출: PDF만 저장하지 말고 구조화되고 검색 가능한 형식으로 중요한 메타데이터, 날짜, 의무 및 재무 조건을 캡처하십시오
• 자동 알림 설정: 갱신, 종료 기간 및 향후 의무에 대한 사전 알림을 구성하십시오
• 소유권 할당: 모든 계약에는 성과 및 의무 관리를 담당하는 명확한 비즈니스 소유자가 있어야 합니다
• 대시보드 생성: 계약 포트폴리오 건강, 향후 갱신 및 규정 준수 상태에 대한 가시성 제공
• 관련 문서 연결: 계약을 지원 문서, 수정 사항, 커뮤니케이션 및 성과 기록에 연결하십시오

최신 CLM 시스템은 계약 관리자 군대를 필요로 하지 않고도 이러한 체계적인 관리를 가능하게 합니다. 목표는 저장될 문서에서 활용될 비즈니스 인텔리전스로 계약을 전환하는 것입니다.

실수 #2: 모든 계약을 처음부터 협상하기

실제 실수

표준화된 템플릿과 승인 지침이 없으면 모든 계약 협상은 독특한 연습이 됩니다. 법무팀은 일상적이고 낮은 위험의 계약에 대해서도 계약을 작성하고 상대방 제안을 평가하는 데 몇 시간을 소비합니다.

비용이 많이 드는 이유

이 접근 방식은 여러 문제를 야기합니다:

느린 주기 시간: 영업이 법무 부서가 표준 계약을 작성하거나 검토하기를 몇 주 동안 기다리면서 좌절한 고객과 수익 목표 손실을 초래합니다.

일관성 없는 조건: 유사한 상대방과의 다른 계약에 다른 조건이 포함되어 혼란과 운영 복잡성이 발생합니다.

불필요한 법무 참여: 고도로 훈련된 법무 전문가가 고가치 전략적 거래 대신 일상적인 계약에 시간을 소비합니다.

사람들에게 갇힌 지식: 계약을 협상한 사람이 떠나면 그들의 근거와 허용 범위도 함께 떠납니다.

더 높은 위험 노출: 일관되게 적용되는 표준 보호 없이 일부 계약에는 부적절한 위험 완화가 있을 수 있습니다.

실제 사례: 한 전문 서비스 회사는 평균 영업 계약 주기 시간이 23일이라는 것을 발견했습니다. 템플릿과 플레이북을 구현한 후, 그들은 이를 6일로 줄였습니다—거의 4배 빠르게—실제로 법적 보호를 개선하면서.

해결책

적절한 통제를 유지하면서 비즈니스 팀에 권한을 부여하는 템플릿 및 플레이북 시스템을 구축하십시오.

• 계층화된 템플릿 생성: 거래 특성에 따라 다양한 복잡성 수준으로 일반적인 시나리오(고객 계약, 공급업체 계약, NDA, 고용 계약)를 위한 표준 템플릿 개발
• 승인된 대안 포함: 일반적인 협상 포인트를 위한 선택적 조항 및 승인된 대체 언어로 템플릿 구축
• 협상 플레이북 개발: 비즈니스 팀이 수락할 수 있는 조건 대 법무 에스컬레이션이 필요한 조건을 문서화하고, 허용 범위에 대한 명확한 지침 제공
• 간단한 계약을 위한 셀프 서비스 활성화: 팀이 법적 병목 현상 없이 낮은 위험, 표준 계약을 생성하고 실행할 수 있도록 허용
• 편차 추적: 계약이 템플릿에서 벗어나는 시기와 이유를 모니터링하여 표준을 지속적으로 개선

핵심은 올바른 균형을 찾는 것입니다: 템플릿은 일관성과 속도를 제공하고, 플레이북과 에스컬레이션 경로는 고유한 상황에 대한 적절한 유연성과 위험 관리를 보장합니다.

실수 #3: 계약 의무 추적을 놓치기

실제 실수

계약이 서명되면 그 안에 포함된 의무가 체계적으로 추적되는 경우는 거의 없습니다. 중요한 약속은 계약 텍스트에 묻혀 있고, 비공식적으로 추적되며(있는 경우), 비즈니스의 일상적인 분주함 속에서 쉽게 잊혀집니다.

비용이 많이 드는 이유

이것은 여러 측면에서 심각한 결과를 낳습니다:

놓친 의무: 회사가 약속한 것을 제공하지 못하여 고객 관계를 손상시키고 계약 조건을 잠재적으로 위반합니다.

청구되지 않은 권리: 상대방이 제공하기로 약속한 것—SLA 크레딧, 보험 증명서, 감사 권리 또는 우대 가격—을 시행하지 않습니다.

규정 준수 위반: 규제 보고 요구 사항, 업계 인증 또는 계약상 감사 의무를 놓칩니다.

숨겨진 재무 영향: 가격 상승 조항, 볼륨 할인 임계값 또는 리베이트 기회를 간과합니다.

평판 손상: 계약상의 약속을 일관되게 충족시키지 못하면 조직의 평판과 향후 거래에서의 협상 위치가 손상됩니다.

실제 사례: 한 의료 조직은 감사 중에 공급업체로부터 필요한 보험 증명서를 받지 못했다는 것을 발견했으며, 이로 인해 상당한 책임에 노출되었습니다. 증명서가 필요한 1,200개 이상의 공급업체 계약 중 23%만이 최신 상태이고 파일에 있었습니다.

해결책

계약 프로세스의 핵심 구성 요소로 체계적인 의무 관리를 구현하십시오.

• 계약 중 의무 추출: 계약이 생성되면 구조화된 형식으로 주요 의무, 마감일 및 결과물을 식별하고 문서화합니다
• 명확한 소유권 할당: 모든 의무에는 이행 또는 모니터링을 담당하는 특정 개인 또는 팀이 있어야 합니다
• 사전 알림 설정: 마감일보다 훨씬 전에 책임 당사자에게 자동 알림을 보내야 합니다
• 추적 워크플로우 생성: 지원 문서와 함께 의무 완료를 확인하는 프로세스 구축
• 에스컬레이션 절차 수립: 의무가 위험에 처하거나 놓친 경우 명확한 에스컬레이션 및 시정 프로세스가 있어야 합니다
• 모니터링 및 보고: 계약 포트폴리오 전반에 걸친 의무 이행률을 보여주는 정기 보고서

많은 최신 CLM 시스템에는 이제 주요 약속과 마감일을 자동으로 식별할 수 있는 AI 기반 의무 추출이 포함됩니다. 이것은 정확성을 향상시키면서 필요한 수작업을 극적으로 줄입니다.

목표는 완벽함이 아니라 가시성입니다. 어떤 약속이 존재하는지, 누가 책임이 있는지, 그리고 그것들이 충족되고 있는지 알아야 합니다. 이를 통해 위반이나 놓친 기회가 되기 전에 문제를 사전에 관리할 수 있습니다.

실수 #4: 계약 성과 및 관계 무시하기

실제 실수

대부분의 조직은 계약이 기대 가치를 제공하고 있는지 또는 비즈니스 관계가 건강한지 평가하는 체계적인 방법이 없습니다. 계약 성과는 일화적으로 추적되거나 뭔가 심각하게 잘못될 때까지 전혀 추적되지 않습니다.

비용이 많이 드는 이유

성과 가시성이 없으면 다음을 수행할 수 없습니다:

저조한 관계 식별: 공급업체가 SLA를 충족하지 못하고, 고객이 약속된 볼륨에 도달하지 못하며, 파트너가 기대 가치를 제공하지 못합니다.

정보에 입각한 갱신 결정 내리기: 갱신 시기가 되면 객관적인 성과 데이터가 아닌 불완전한 정보를 기반으로 결정을 내립니다.

학습 및 개선: 무엇이 효과가 있고 무엇이 효과가 없는지 추적하지 않으면 모든 계약 협상은 과거 경험을 기반으로 구축하는 대신 제로에서 시작됩니다.

조기 경고 신호 발견: 성과 악화는 종종 중요해지기 전에 해결할 수 있는 관계 또는 운영 문제를 나타냅니다.

가치 입증 및 캡처: 공급업체 관계에서 ROI를 증명하거나 조직이 고객에게 제공하는 가치를 정량화할 수 없습니다.

실제 사례: 한 제조 회사는 5년 동안 매년 증가하는 가격으로 물류 계약을 갱신했습니다. 마침내 성과 데이터를 분석했을 때, 그들은 공급업체가 60% 미만의 시간 동안 SLA를 충족했으며, 지연과 벌금으로 상당한 비용이 들었다는 것을 발견했습니다. 그들은 몇 년 전에 재협상하거나 공급업체를 변경했어야 했습니다.

해결책

계약 수명주기 관리 프로세스에 성과 모니터링을 구축하십시오.

• 성공 지표 정의: 각 주요 계약 유형에 대해 비즈니스에 중요한 명확한 KPI(비용 절감, 품질 지표, 배송 시간, 가동 시간 등)를 설정합니다
• 운영 시스템과 통합: 계약 조건 및 약속을 실제 성과를 추적하는 시스템(티켓팅 시스템, 조달 플랫폼, 프로젝트 관리 도구 등)에 연결합니다
• 정기 비즈니스 검토 일정 수립: 중요한 계약의 경우 양 당사자의 이해관계자와 공식적인 분기별 또는 연간 검토를 실시합니다
• 성과 문제 문서화: 계약 관련 문제와 그 해결을 기록하고 추적하기 위한 구조화된 프로세스 생성
• 갱신 시 성과 데이터 사용: 계약을 재협상하거나 갱신할 때 더 나은 조건을 추진하기 위해 과거 성과 데이터를 활용합니다
• 성과 대시보드 생성: 공급업체, 계약 유형 또는 비즈니스 단위 전반에 걸쳐 계약 포트폴리오 성과에 대한 가시성 제공

이것은 모든 계약에서 모든 것을 추적하는 것을 의미하지 않습니다. 데이터 기반 관리가 의미 있는 개선을 가져올 수 있는 고가치 관계에 성과 모니터링 노력을 집중하십시오.

체계적인 성과 추적에서 얻는 통찰력은 개별 관계를 더 잘 관리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 어떤 계약 조건과 관계 구조가 최상의 결과를 가져오는지에 대한 조직적 인텔리전스도 구축합니다.

실수 #5: 확장되지 않는 수동 프로세스

실제 실수

많은 조직은 수동 프로세스를 사용하여 계약을 관리합니다—갱신을 추적하는 스프레드시트, 승인을 위한 이메일 체인, 저장을 위한 공유 폴더, 검토를 위해 돌아다니는 Word 문서. 계약 볼륨이 낮은 한 이것은 어느 정도 작동합니다(비효율적이지만).

그러나 조직이 성장함에 따라 이러한 수동 프로세스는 완전히 무너집니다. 연간 50개의 계약에 효과가 있었던 것은 500개 또는 5,000개에는 효과가 없습니다.

비용이 많이 드는 이유

수동 계약 프로세스는 여러 확장 문제를 야기합니다:

병목 현상: 주요 개인이 압도되어 조직 전체에 지연이 발생합니다.

오류 및 누락: 복잡성이 증가함에 따라 실수의 가능성—놓친 마감일, 분실된 문서, 부정확한 데이터—이 기하급수적으로 증가합니다.

진실의 단일 소스 없음: 이메일, 스프레드시트 및 공유 드라이브에 흩어진 계약 정보는 통합된 보기를 얻는 것을 불가능하게 만듭니다.

분석할 수 없음: “이 공급업체와의 총 지출은 얼마입니까?” 또는 “이 조항을 포함하는 계약은 몇 개입니까?”와 같은 포트폴리오 수준의 질문에 답할 수 없습니다.

규정 준수 위험: 수동 프로세스는 감사 중에 규정이나 내부 정책과의 규정 준수를 입증하는 것을 매우 어렵게 만듭니다.

리소스 제약: 조직은 수동 프로세스를 사용하여 증가하는 계약 볼륨을 따라잡기 위해 충분히 빠르게 채용할 수 없습니다.

실제 사례: 빠르게 성장하는 SaaS 회사는 18개월 만에 200개의 고객 계약에서 2,000개로 증가했습니다. 그들의 계약 관리 “시스템”(스프레드시트 및 공유 폴더)은 완전히 붕괴되었습니다. 계약 포트폴리오에 대한 기본적인 질문에 답할 수 없었고, 수많은 갱신을 놓쳤으며, 법무팀은 전략적 작업 대신 계약 관리에 시간의 80%를 소비했습니다.

해결책

확장 벽에 부딪히기 전에 적절한 CLM 기술과 자동화된 워크플로우에 투자하십시오.

대부분의 조직은 실제 CLM 솔루션을 구현하기 전에 위기에 처할 때까지 기다립니다. 더 나은 접근 방식은 계약 볼륨이 수동 프로세스 용량을 초과하려는 변곡점을 인식하고 성장을 지원하기 위해 사전에 기술을 구현하는 것입니다.

자동화 기회의 우선순위를 정하십시오:

• 워크플로우 자동화: 승인 라우팅, 알림, 알림, 에스컬레이션
• 템플릿 및 조항 관리: 표준 시나리오를 위한 셀프 서비스 계약 생성 활성화
• 데이터 추출: 계약에서 주요 조건 및 의무의 AI 기반 추출
• 통합: CLM 시스템을 CRM, ERP, 전자 서명 및 기타 비즈니스 플랫폼과 연결
• 보고 및 분석: 계약 포트폴리오 지표에 대한 자동화된 대시보드 및 보고서

신중하게 구현:

한 번에 모든 것을 자동화하려고 하지 마십시오. 가장 볼륨이 많거나 가장 고통스러운 계약 유형부터 시작하여 가치를 입증하고 거기서 확장하십시오. ROI를 입증하고 더 광범위한 CLM 채택을 위한 조직적 지원을 구축하는 빠른 승리를 찾으십시오.

기억하십시오: 기술은 변환을 가능하게 하지만 좋은 프로세스 설계를 대체하지는 않습니다. 워크플로우를 자동화하기 전에 최적화하는 시간을 가지십시오. 나쁜 프로세스를 자동화하면 단순히 빠른 나쁜 프로세스를 얻게 됩니다.

공통 스레드: 사전 대 사후 계약 관리

이 다섯 가지 실수는 모두 공통된 근본 원인을 공유합니다: 사전적이고 전략적인 역량이 아닌 사후적이고 관리적인 기능으로 계약 관리를 취급하는 것입니다.

계약 관리에 탁월한 조직:

• 막판에 허둥대는 대신 미리 계획
• 각 계약을 일회성으로 처리하는 대신 체계화
• 최선을 기대하는 대신 추적 및 모니터링
• 같은 실수를 반복하는 대신 학습 및 개선
• 사람들이 고가치 작업에 집중할 수 있도록 기술 활용

좋은 소식은? 한 번에 모든 것을 고칠 필요가 없습니다. 가장 큰 고충 지점을 선택하고 위에서 설명한 솔루션을 구현하고 점진적 개선을 통해 모멘텀을 구축하십시오.

조치 취하기

조직이 어디에 있는지, 무엇을 우선시해야 하는지 평가하는 간단한 프레임워크는 다음과 같습니다:

1단계: 자체 평가

• 이 다섯 가지 실수 중 어떤 것을 저지르고 있습니까?
• 지금 가장 많은 고통이나 위험을 야기하는 것은 무엇입니까?
• 이 영역에서의 개선이 비즈니스에 무엇을 가져올 것입니까?

2단계: 빠른 승리

• 향후 30일 내에 구현할 수 있는 한 가지 개선 사항은 무엇입니까?
• 이것은 첫 번째 계약 템플릿 생성, 캘린더에 갱신 알림 설정 또는 현재 승인 프로세스 문서화일 수 있습니다

3단계: 전략 계획

• 조직을 위한 세계적 수준의 계약 관리는 어떻게 보입니까?
• 거기에 도달하기 위해 어떤 역량이 필요합니까?
• 향후 6-12개월 동안의 로드맵은 무엇입니까?

4단계: 기술 평가

• 계약 볼륨 또는 복잡성이 전용 CLM 기술을 필요로 하는 시점은 언제입니까?
• 이미 그 시점에 있다면 사용 사례에 가장 중요한 역량은 무엇입니까?

결론

계약 관리 실수는 계약이 조직의 많은 부분을 건드리고 팀 간의 조정을 요구하기 때문에 일반적입니다. 그러나 이러한 실수는 프로세스, 기술 및 지속적 개선에 대한 헌신의 올바른 조합으로 회피할 수도 있습니다.

계약 관리를 전략적 역량으로 취급하는 조직—관리상의 부담이 아닌—은 상당한 경쟁 우위를 얻습니다. 그들은 거래를 더 빨리 마무리하고, 위험을 줄이며, 더 나은 비즈니스 관계를 유지하고, 계약 포트폴리오를 서명된 문서의 컬렉션이 아닌 비즈니스 인텔리전스의 소스로 전환합니다.

어디서부터 시작하시겠습니까?

Contraxly가 지능형 자동화, 체계적인 의무 추적 및 완전한 수명주기 가시성으로 조직이 이러한 일반적인 계약 관리 실수를 피하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.